UdskrivLæs højt

Administrationsgrundlag og praksis for byggesagsbehandling i Næstved Kommune

1 Indledning.

1.1 Formål

Målet med dette administrationsgrundlag er at skabe praksis for en effektiv, smidig og korrekt byggesagsbehandling i Næstved Kommune. Administrationsgrundlaget fastlægger, under hvilke vilkår Byrådets bemyndigelse til administrationen er givet.
Kommunen skal, på baggrund af et veloplyst ansøgningsmateriale, kunne oplyse bygherren om det konkrete sagsforløb og orientere om evt. tidsforlængende faktorer i form af evt. dispensationer, der kræver naboorientering eller partshøring, tilladelser efter anden lovgivning eller lignende.
I administrationsgrundlaget er beskrevet de normale rutiner en byggesag skal igennem, inden en tilladelse eller meddelelse kan afsendes til ansøger. Ligesom omfang og kvalitet af ansøgningsmaterialet er præciseret.
Det er et mål, at der skabes gensidig forståelse for de forhold, som hhv. kommunen og bygherren arbejder under.
Det er derfor vigtigt, at der ved god dialog med bygherren, især i større sager med mange interessenter, sker en afstemning af forventninger til tidsforløbet i byggesagen, således at kommunen leverer en byggetilladelse til en bestemt dato, såfremt ansøger leverer tilfredsstillende ansøgningsmateriale inden for realistiske tidsfrister.
Administrationsgrundlaget skal ses som et værktøj, der medvirker til en bedre forståelse mellem politikere, det administrative personale og borgeren omkring det arbejde der udføres i forbindelse med byggesagsbehandlingen, således at Næstved Kommune kan leve op til de værdier, man politisk har vedtaget om at være Region Sjællands ledende kommune. En vision der lægger op til at skabe et højt serviceniveau for borgerne, udvikle nye former for borgerinddragelse og arbejde for et blomstrende kulturliv, et levende handelsmiljø og en bæredygtig erhvervsudvikling.
For at sikre at administrationsgrundlaget ikke skaber begrænsning for den fleksible byggesagsbehandling, vil der løbende blive foretaget justeringer i samarbejde med udvalget, således at uhensigtsmæssige rutiner forbedres.

1.2 Organisation

Byggesagsbehandlingen i Næstved Kommune udføres af Byggesagskontoret. Kontoret er en del af kommunens Teknik- & Miljøforvaltning´s myndighedsafdeling - Miljø- & Planafdelingen.De øvrige Kontorer i afdelingen er Natur & Vand, Fysisk Plan, Miljø & Affald.
Byggesagskontoret er tilknyttet Byrådets Fagudvalg UEL – (Udvalget for Ejendomme og Lokalplaner).

1.3 Målsætninger og visioner

• Igangsætning af et fagteknisk sagsstyringssystem for byggesager hurtigst mulig.
• Udarbejdelse af nye (flere) vejledninger, der tager udgangspunkt i at hjælpe ejer/ansøger/rådgiver, så det materiale, der er nødvendigt for behandling af en byggesag, bliver så rigtigt/fyldestgørende som muligt, inden fremsendelse.
• Etablering af en elektronisk håndbog for medarbejderne omkring sagsbehandling af forskellige typer sager, der giver et konkret svar på, hvilke ting man som sagsbehandler specielt skal være opmærksom på i den aktuelle situation.
• Etablering af aktiv efteruddannelse inden for kontorets fagområde for alle medarbejdere i byggesagskontoret.
• At fastlægge hvorledes det fremtidige arkiv skal opbygges, papir eller elektronisk. Hvilket pladsbehov kræves der, og hvor skal det placeres i forhold til medarbejderne (nybyggeri i Rådmandshaven).
• At fastlægge behovet for digital håndtering af byggesagsansøgninger.
• At der udarbejdes aftaleplaner med øvrige afdelinger/kontorer, hvornår sager skal behandles af disse, jf. punkt 7.

1.4 Udvalgs- og SLU- beslutninger

28/11 2006: Udvalget for Ejendomme og Lokalplanlægning indstiller til Sammenlægningsudvalget at administrationsgrundlaget godkendes (med få ændringer).
18/12 2006: Sammenlægningsudvalget godkender administrationsgrundlaget med de af Udvalget for Ejendomme og Lokalplanlægning foreslåede ændringer. Ikrafttrædelsestidspunkt 1/1 2007.

2. De lovmæssige grundlag til byggesagsbehandling

2.1 Love:

Der administreres efter byggelovens bestemmelser samt de forskrifter, der i medfør af denne lov er udfærdiget, som f.eks. bygningsreglementer m.v., samt Bygge- og Boligstyrelsens vejledning nr. 130 af 31.7.1995 og Erhvervs og Boligstyrelsens vejledning i styrket byggesagsbehandling af december 2005. Se endvidere punkt 8.

2.2 Byggesagskontorets koordinerende rolle

• Byggesagskontorets myndighedsrolle er fastsat i byggelovens bestemmelser, hvor det er angivet, at bygningsmyndigheden skal være den koordinerende i forhold til anden relevant lovgivning. Kontoret skal kontrollere og vurdere de modtagne oplysninger og ansøgninger, meddele tilladelser, udføre tilsyn i det omfang det findes nødvendigt, eventuelt meddele dispensationer m.m., alt for at medvirke til opfyldelse af byggelovens § 1.
• Ansøgninger, spørgsmål og andre tilladelser, hvor afgørelse træffes med hjemmel i anden lovgivning, skal behandles af den for området rette myndighed. Eksempelvis skal bestemmelser og afgørelser i medfør af planloven træffes af planmyndigheden, miljøspørgsmål afgøres af miljømyndigheden, vejspørgsmål af vejmyndigheden o.s.v.
• Bygningsmyndigheden er ikke ifølge byggeloven myndighed på de andre lovområder, men har alene en koordinerende rolle i forbindelse med udstedelse af byggetilladelse.
• Dog kan der træffes aftale med anden myndighed, om hel eller delvis overtagelse af et bestemt område, for en mere fleksibel sagsbehandling.
  

3. Ansøgning og anmeldelse af sager

3.1 Kvalitetssikring af ansøgningsmateriale

Ved enhver modtagelse af en byggesag fremsendes/afleveres kvitteringsskrivelse inden for få arbejdsdage.

1. Herefter screenes det fremsendte materiale, og sagerne opdeles i følgende tre kategorier:
   Det fremsendte er i overensstemmelse med bygningsreglementets bestemmelse om indhold og omfang af materiale til ansøgning om byggetilladelse / anmeldelse af byggearbejde.
2. Det ansøgte har få mangler i forhold til bygningsreglementets bestemmelser. Eksempelvis mangler der underskrift / fuldmagt fra ejendommens ejer, der er medsendt ansøgning om dispensation, men ansøgningen er ikke begrundet, der mangler kvittering for, at der er indsendt oplysninger om bygningens energibehov til energimærkningsordningen eller lignende.
3. Det ansøgte har væsentlige mangler i forhold til bygningsreglementets bestemmelser om indhold og omfang af materiale til ansøgning om byggetilladelse / anmeldelse af byggearbejde.

Når ansøgning om byggetilladelse/anmeldelse af byggearbejde er gennemgået, fremsendes ny skrivelse med orientering om forventet sagsbehandlingstid senest 10 arbejdsdage efter modtagelsen, evt. suppleret med anmodning om fremsendelse af manglende materiale/oplysninger.

Sager henført til kategori 3 vil ikke blive oprettet som en ansøgning, men returneret til ansøger med oplysning om, at sagen er for mangelfuld til egentlig behandling, hvorfor nyt projekt skal fremsendes. Det noteres på ejendommen, at ansøgning er afvist på baggrund af mangelfuldt projekt.
Det vil af kvitteringsskrivelse fremgå, hvilke andre myndigheder der eventuelt skal inddrages i behandling af sagen.
Sager, der kan behandles inden for 10 arbejdsdage, færdigbehandles med samme.

3.2 Ejers/rådgivers og ejendomsmægleres adgang til gennemsyn af byggesager

Ejer/Rådgiver skal med mindst 2 dages varsel, enten fremsende en skriftlig, elektronisk eller telefonisk anmodning om gennemgang af en byggesag. Byggesagen vil herefter blive fremlagt i butikken i en uge, hvorefter den vil blive lagt på plads igen. Der vil som udgangspunkt ikke blive stillet personale til rådighed ved gennemgang af sagen. Adgang til kopiering vil blive arrangeret.

3.3 Forhåndsdialog

I det omfang, hvor ejer/bygherrer/rådgiver måtte ønske det, eller hvor Byggesagskontoret skønner/vurderer, at det vil være nødvendigt, afholdes der dialogmøde på konkrete projekter, jf. BR95 kap. 1.7 og BR-S98 afsnit 1.2.7 og 1.5.3, samt Forvaltningslovens § 7 stk. 1.

4. Byggesagsbehandling

4.1 Byggesagskontorets kerneopgaver

Byggesagskontorets primære opgave er som myndighed at påse, at gældende love, bestemmelser m.m. overholdes samt at vejlede ejere af en ejendom, bygherre eller rådgiver om gældende regler og bestemmelser og dermed sikre byggesagens korrekte afgørelse.

4.2 Sagsbehandlingstiden

Sagsbehandlingstiden for sager efter BR-S 98 (Småhusreglementet):

• Anmeldelsessager: 14 dage, fastlagt i lovgivningen.
• Ukomplicerede sager, dvs. sager, der ikke kræver dispensation efter BR-S 98, 2 - 4 uger.
• Byggesager efter BR-S 98, der kræver dispensation jf. byggeloven eller planloven (lokalplaner, byplanvedtægter og deklarationer m.m.), 4 - 6 uger, hvoraf de 2 uger er nabo-/partshøring.
• Byggesager, der kræver tilladelse ved anden myndighed, 4 - 6 uger + evt. sagsbehandlingstid oplyst af myndighed, der administrerer anden lovgivning.

Sagsbehandlingstiden for sager efter BR 95 (Bygningsreglement):

• Anmeldelsessager, landbrug 14 dage, dog såfremt der er miljømæssige forhold, der skal afklares tillagt sagsbehandlingstid jf. miljømyndighedens oplysning om behandlingstid.
• Anmeldelsessager i øvrigt 2 - 4 uger, fastlagt i lovgivning.
• Ukomplicerede byggetilladelser 2 - 4 uger.
• Byggesager, der kræver dispensation i forhold til byggeloven eller planloven (lokalplaner, byplanvedtægter
  og deklarationer m.m.), 4 - 6 uger, hvoraf de 2 uger er nabo-/partshøring.
• Ukomplicerede byggesager, der kræver tilladelse i forhold til anden lovgivning, 4 - 6 uger + evt. sagsbehandlingstid oplyst af myndighed, der administrerer anden lovgivning.
• Komplicerede byggesager individuel sagsbehandlingstid afhængig af sagens karakter.

4.3 Høring af andre kontorer, myndighed eller udvalg

Efter modtagelse af et fyldestgørende ansøgningsmateriale tildeles sagen en hovedansvarlig sagsbehandler/ team, og samtidig sendes sagen til høring/udtalelse/behandling hos relevante myndigheder.

4.4 Tilsyn

Omfanget af dette vil blive udarbejdet og justeret i forhold til aftaleplaner med øvrige afdelinger/kontorer,
jf. afsnit 7.
Bygherrer er ansvarlig for overholdelse af gældende regler. Der udføres stikprøvekontrol.

4.5 Sikring byggesagens data til BBR

Dette vil blive udarbejdet og justeret i forhold til aftaleplaner med BBR myndighed.
I henhold til lov om bygnings- og boligregistrering skal kommunen sikre, at BBR ajourføres i takt med byggesagens
gennemførelse. Ejerne af ejendomme er ved bekendtgørelse nr. 1028 af 12. december 2002 om ejeres pligt til at give oplysninger til Bygnings- og Boligregistret (BBR) pålagt at afgive oplysninger til ajourføring af BBR:

• når der søges om byggetilladelse, eller når der anmeldes byggeri, hvortil der ikke kræves byggetilladelse.
• når der påbegyndes byggeri, der kræver byggetilladelse eller anmeldelse og
• når byggeri, der kræver byggetilladelse eller anmeldelse, fuldføres eller faktisk bliver taget i brug.

Kontoret skal således være opmærksom på, at ansøgningsmaterialet giver et tilstrækkeligt grundlag for korrekt ajourføring af BBR, hvorfor det i forbindelse med ansøgningen forlanges, at bygherren afgiver oplysninger, der er nødvendige for at indberette byggesagen til BBR.
Endvidere skal der i betingelserne i byggetilladelsen pålægges bygherren at meddele kommunen oplysninger om påbegyndelse og afslutning af byggeriet.

4.6 Gebyrer

Kommunen kan efter BR-S 98, afsnit 1.10, og BR 95, kapitel 1.11, opkræve gebyr for byggesagsbehandlingen.
Det gælder for byggetilladelser, anmeldelser og dispensationer i sager, der ikke kræver byggetilladelse eller anmeldelse. Gebyrerne fastlægges ved takstblad gældende for et år ad gangen ved den årlige budgetlægning.
Gebyrerne fremgår af kommunens hjemmeside. Der er forskellige gebyrer for forskellige byggesager.
Der kan kun opkræves gebyr for selve byggetilladelsen/anmeldelsen/dispensationen.

5. Dispensationsbehandling

5.1 Den administrative kompetence

Dispensationsansøgninger i byggesager kan afgøres af administrationen, hvad angår ansøgninger om afvigelser fra Bygningsreglementerne samt vedtægter, deklarationer, lokalplaner m.m.
Ved byggesagens oprettelse fastlægges dispensationens behandlingsforløb, herunder afklaringen af, om sagen skal udvalgsbehandles, jf. afsnit 5.3
Grundlaget for dette er den enkelte sags grundige vurdering, samt ”i 100-vis” af fortidens tidligere afgørelser, både administrative og politiske.
 
Byggelovens § 22, stk. 1:
Der kan meddeles dispensation fra bestemmelser i loven og de i medfør af loven fastsatte bestemmelser, når det skønnes foreneligt med de hensyn, der ligger til grund for de pågældende bestemmelser.

Kommunen kan kun give dispensation fra byggelovgivningens materielle bestemmelser. Der kan således ikke gives dispensation fra de formelle krav. En dispensation skal fremgå udtrykkeligt af byggetilladelsen.
Kommunen kan også give særskilte dispensationer til byggeri, som skal anmeldes, eller til byggeri, som hverken skal have byggetilladelse eller anmeldes.

Dispensationsafgørelser skal sagligt begrundes, således at det af afgørelsen fremgår, på hvilket grundlag dispensation eller afslag er meddelt.

Kontoret kan derudover altid forelægge en dispensationsansøgning for Udvalget, når det er blevet vurderet, at denne ikke er sammenfaldende med dette Administrationsgrundlag og Praksis for byggesagsbehandling i Næstved Kommune og øvrig gældende lovgivning og planlægning, samt når det vurderes, at en udvalgsbeslutning kan skabe ny og forbedret praksis for tidligere beslutninger og fremtidige lignende ansøgninger.
Det er kontorets ledelse, som afgør, hvilke sager og emner der løbende kan/skal videresendes til forvaltningsledelsen med forventet udvalgsbehandling. Generelt gælder, at sager, der giver anledning til tvivl, skal forelægges for udvalget.

Ved meddelelse af dispensation underskrives denne af sagsbehandler samt kontorledelsen.

Kontoret udarbejder en gang i kvartalet en statusrapport til orientering for Udvalget, indeholdende antal af indkomne sager til behandling, færdigbehandlede sager inkl. dispensationsafgørelser.

5.2 Nabo- og anden partshøring

Dispensation fra de bebyggelsesregulerende bestemmelser kræver naboorientering.

Byggelovens § 22, stk. 2:
Dispensationer fra bestemmelser om varetagelse af naboers interesser kan først meddeles, når der er forløbet 2 uger efter, at kommunalbestyrelsen har oplyst naboer til den omhandlede ejendom om, hvortil der søges dispensation, og om, at eventuelle bemærkninger kan fremsendes inden 2 uger.
Dette gælder dog ikke, hvis kommunen skønner, at dispensationen er uden større betydning for naboerne.

Naboorientering er først og fremmest relevant i forhold til dispensation fra de bebyggelsesregulerende bestemmelser, dvs. bestemmelserne om højde og afstandsforhold i Bygningsreglementerne samt lokalplaner og deklarationer m.m.
En sådan dispensation kan ikke meddeles, før der er foretaget naboorientering.
Formålet med at foretage nabohøring er at give kommunen det bedst mulige grundlag at træffe beslutningen om dispensation på. Naboorienteringen er således ikke en vetoret for naboer, og kommunen kan vælge at give dispensation, selvom naboerne har indvendinger mod byggeriet.
Kommunen skal især være opmærksom på at foretage en vurdering af, om der er naboer, som har væsentlig individuel retlig interesse i byggeriet, således at der i henhold til forvaltningsloven skal foretages partshøring.
Dette forudsætter en konkret vurdering af det enkelte byggeprojekt og den relevante personkreds og vil især være aktuel i forbindelse med eventuelle skygge- og indbliksgener.

Der igangsættes ikke naboorientering, medmindre kontoret har vurderet, at der er tale om et af de specielle tilfælde, hvor det er muligt at opnå dispensation, såfremt naboerne ikke har relevante indvendinger i forhold til det ansøgte.

5.3 Ansøgninger til behandling af Udvalg for Ejendomme og Lokalplaner

Ved følgende sagstyper er der som udgangspunkt besluttet, at disse skal behandles af Udvalget:

• Væsentlige dispensationsansøgninger til kommunens egne byggerier.
• Ansøgninger om nedrivning af registrerede bevaringsværdige bygninger, eller byggerier og ændringer, der vil skabe væsentlige forandringer i gade- eller bymiljøer.
• Ansøgninger om store overskridelser af bebyggelsesprocent og andre væsentlige bygningsregulerende bestemmelser. Ofte en sag, som vil være omfattet både af bygge- og planlovsmæssige forhold.
• Ved store og vidtgående byggeprojekter i og ved ejendomme uden forudgående lokalplanlægning,
  deklarationer m.v., og hvor der administrativt er opstået uklarhed på eksempelvis lokalplanpligten.
• Ved en given byggesags forløb, med uenighed mellem bygherre og bygningsmyndighed, og hvor alle mulige forsøg på løsning er opbrugt, og kun politianmeldelse er tilbage, vil sagen, forinden politianmeldelse indgives, blive forelagt Udvalget.

5.4 Koordinering af sagen ved behandling i flere Udvalg eller fra flere myndigheder

Ved en given byggesags behov for behandling i eksempelvis både UEL og UTM, skal kontoret i videst muligt omfang sikre, at den politiske behandling sker koordineret, således at sagens afgørelse kan fremkomme som en helhed, og at en enkelt sag, hvori der skal behandles flere dispensationer fra flere myndighedskontorer, ikke skal behandles af Udvalg flere gange.

6. Klager og håndhævelse vedr. byggesagens afgørelse

6.1 Klagevejledning efter byggelovgivningen

Efter byggelovens § 23, 24, og 25 kan der kun klages over retlige forhold. Det vil sige, at man kan klage, hvis man mener, at kommunen ikke har haft hjemmel til at træffe afgørelsen. Man kan derimod ikke klage over, at kommunen efter ens opfattelse burde have truffet en anden afgørelse.

Klage skal sendes til Statsforvaltningen for Sjælland, Dronningsgade 30, 4800 Nykøbing F.
Klagefristen er 4 uger fra den dag, afgørelsen er meddelt.
Hvis man indbringer afgørelsen for domstolene, skal dette ske inden 6 måneder fra afgørelsens modtagelse.

6.2 Klagevejledning efter planlovgivningen

I henhold til ”Lov om planlægning” §58, stk. 1 nr. 4, kan kun retlige spørgsmål påklages. Det vil sige, at man kan klage, hvis man mener, at kommunen ikke har haft hjemmel til at træffe afgørelsen. Man kan derimod ikke klage over, at kommunen efter ens opfattelse burde have truffet en anden afgørelse.

Klager skal sendes
til Naturklagenævnet, Frederiksborggade 15, 1360 København K, eller på e-mail til

Klagen skal være skriftlig.
Klagen skal være modtaget af Naturklagenævnet inden 4 uger efter, at man har modtaget afgørelsen.
Det er en betingelse for Naturklagenævnets behandling af klagen, at klager indbetaler et gebyr på p.t. 500 kr.
Nævnet vil efter modtagelse af klagen sende en opkrævning på gebyret. Naturklagenævnet vil ikke påbegynde behandlingen af klagen, før gebyret er modtaget. Vejledning om gebyrordningen kan findes på Naturklagenævnets hjemmeside www.nkn.dk
Gebyret tilbagebetales, hvis Naturklagenævnet giver helt eller delvis medhold i klagen.
Hvis man vil indbringe afgørelsen for domstolene, skal dette ske inden 6 måneder fra afgørelsens modtagelse.

7. Koordinering af byggesager med øvrige kommunale myndigheder

Målet med denne fremtidige praksisbeskrivelse er at sikre byggesagens rigtige vej og behandling fra første dag. Der vil under dette afsnit blive tilført en beskrivelse af praksis og fordeling af myndighedsforholdet mellem byggesagskontoret og den enkelte myndighed.
Der forventes afviklet en møderække med hver enkelt myndighed i løbet af januar og februar måned 2007.

Herefter vil der løbene blive udarbejdet en ”aftaleplan” for hver af nedenstående myndighedskontorer.

• Beredskabet
• Fysisk Plan
• Natur & Vand
• Miljø & Affald
• Forsyning
• Vej & Park
• BBR

8. Bilag

Disse bilag fremgår ikke af den elektroniske version af administrationsgrundlaget:

8.1 Erhvervs & Byggestyrelsens vejledning nr. 130 af 31.7.1995
8.2 Erhvervs- & Byggestyrelsens vejledning i styrket byggesagsbehandling December 2005
8.3 Informationshæftet ”Sådan gør du” … når du skal bygge
8.4 Vejledning nr. 9392 af 1/5 2007 om håndhævelse af natur-, plan- og byggeloven.

4. december 2006