Betaling fra kommunen til leverandør

Info om betaling fra Kommunen, elektronisk faktura mv.

14. okt 2020

Betaling fra kommunen til leverandør
Herunder findes information om hvordan en virksomhed kan sende en elektronisk faktura til kommunen, regler indenfor området samt behandling af rykkere i Næsted Kommune.

Vær opmærksom på, at Næstved Kommune kun modtager elektroniske fakturaer, som fremsendes via ean.nr. På den måde sikre leverandøren at fakturaen lander det rigtige sted og dermed også bliver betalt.

Hvordan fremsender jeg en elektronisk faktura?

Leverandørerne har flere muligheder for at fremsende en elektronisk faktura til Næstved Kommune

- Direkte fra leverandørens økonomisystem:
Leverandøren kan fremsende en elektronisk faktura via EAN.nr igennem leverandørens eget økonomisystem. Formatet skal fremsendes i OIOUBL-format.

- Fakturaskabelon fra Virk.dk
Hvis leverandøren ikke kan fremsende en elektronisk faktura fra eget økonomisystem, kan leverandøren udfylde en fakturaskabelon på Virk.dk. Når leverandøren gør brug af en fakturaportal, fremsendes den elektroniske faktura med det samme og i OIOUBL-format.

- Igennem læsInd-service:
Hvis leverandøren ikke ønsker at fremsende elektroniske fakturaer, kan leverandøren anvende et indscanningsfirma. Her fremsender leverandøren papirfakturaer til et certificeret scanningsbureau, som efterfølgende scanner og fremsender de elektroniske fakturaer i OIOUBL-format. Ved brug af et indscanningsfirma kan der gå op til 8-10 dage før kommunen modtager fakturaen.

Listen over EAN nr. finder du her

Hvorfor vil kommunen gerne betale deres regninger til tiden?

Det er mange gode grunde til, at kommunen skal betale sine regninger til tiden. Det er for eksempel dyrt at betale for sent. Siden 2013 har der været sat loft over betalingsfrister, morarenten er sat op, og leverandørerne har fået ret til at opkræve et kompensationsgebyr ved for sen betaling.

Moderniseringsstyrelsen har udarbejdet en vejledning om de gældende regler for loft over betalingsfrister og opkrævning af gebyrer og morarenter. Vejledningens primære formål er at gøre de offentlige myndigheder opmærksom på de skærpede regler.

Hent vejledningen her

Hvordan sikrer leverandørerne rettidig betaling?

Myndigheder og leverandører kan gøre en hel del for at sikre rettidig betaling. Moderniseringsstyrelsen har i 2010 udarbejdet en ”quick guide” med forskellige forslag og initiativer. Det er først og fremmest en større optimering af indkøbsprocessen og processen for leverance- samt fakturamodtagelse, der skal til for at sikre rettidige betalinger.

Derfor bør leverandørerne på den ene side blive bedre til at orientere sig om, hvilke betingelser der gælder for at handle – både i forhold til frister samt krav til specifikationer på regningerne. Kommunerne bør på den anden side være bedre til at undgå flaskehalse samt optimere arbejdsgangene omkring bilagshåndteringen.

Hent quick guide her

Behandling af rykkere i Næstved Kommune

Næstved Kommune behandler ikke rykkere, som fremsendes på papir eller over mail. Det betyder, at alle rykkere skal fremsendes elektronisk via ean.nr. til den afdeling, virksomhed eller institution, som fakturaen også er fremsendt til.

Formålet med at fremsende en rykker til samme ean.nr som fakturaen, er at den lander det korrekte sted i organisationen. Jo mere præcist en rykker lander i Næstved Kommune, jo større sikkerhed er der for betaling af fakturaen.

Næstved Kommunens ambition er at nedsætte antallet af forfaldne fakturaer, som ikke betales til tiden og hermed også antallet af modtagne rykkere. Vi bestræber os på at behandle samt betale forfaldne fakturaer til tiden.

Læs mere her

Kontakt

Center for Koncernservice

Telefon: 5588 5588

Send digital post (kræver nemid)